7 métodos abrangentes sobre como cumprir prazos

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Os prazos são significativos quando se trata de alcançar seus objetivos, grandes e pequenos. No entanto, você não obterá sucesso estabelecendo prazos irrealistas para todas as tarefas da sua lista de tarefas. Você precisa ser estratégico ao estabelecer prazos que possam capacitá-lo a ter sucesso.

O que quero dizer com ser estratégico? Isso significa que todo prazo que você definir deve levá-lo adiante na direção de sua meta a cada intervalo de tempo. Dessa forma, você pode permanecer motivado e registrar pequenas vitórias. Um grande alvo que está a um mês de distância pode tornar-se oneroso ou causar fadiga. Embora a arte de cumprir prazos ainda seja um ponto difícil para a maioria das pessoas decifrar, você pode acelerar seu jogo aprendendo algumas maneiras práticas de cumprir prazos e os benefícios.

Por que é essencial cumprir os prazos?

Estabelecemos prazos pelos seguintes motivos:

Conclusão da tarefa

Os prazos permitem evitar o esquecimento de algumas tarefas que não possuem um ponto final específico. Também ajuda você a saber quando está perdendo muito tempo em uma tarefa.

Fluxo suave de trabalho

Os prazos facilitam a colaboração eficaz quando se trata de realizar uma meta compartilhada. Também ajuda na execução de projetos complexos, dividindo-os em marcos.

Estabelecer expectativas claras

Os prazos estipulam o que você deve fazer e quando. Ajuda você a se encarregar do seu tempo e trabalho.

Apesar de todos esses benefícios, o não cumprimento dos prazos pode atrair sérias conseqüências. Muitas pessoas competentes foram despejadas de uma equipe porque não cumpriram o prazo. Prazos perdidos podem destruir sua reputação e limitar sua progressão na carreira, especialmente quando isso acontece com frequência.

No nível corporativo, isso pode impactar a reputação da organização. Qualquer atraso pode desencadear uma cláusula de penalidade em um contrato, o que pode afetar os resultados da empresa.

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7 métodos abrangentes para cumprir os prazos

Nem todo mundo é natural quando se trata de fazer o trabalho quando necessário. Alguns se distraem, outros procrastinam e outros simplesmente têm poucas habilidades de gerenciamento de tempo. Use os seguintes métodos para cumprir prazos e fazer mais.

1. Avalie a exigência de trabalho

A primeira coisa a fazer é entender as demandas da tarefa. Pergunte a si mesmo o que o trabalho implica. Na maioria dos casos, a pessoa que lhe designou o trabalho teria levado em consideração a complexidade da tarefa.

2. Proteja os recursos certos

A próxima etapa é garantir que você tenha tudo o que precisa para concluir o trabalho dentro do prazo especificado. O trabalho requer treinamento, pesquisa, suporte técnico, pessoas ou materiais? Se você não tiver todos os recursos necessários, poderá solicitar a extensão do prazo.

3. Crie quartos para eventualidades

Às vezes, as coisas não funcionam de acordo com o plano. É razoável antecipar possíveis problemas. Por exemplo, pode haver um bloqueio, falha no equipamento, doença ou a necessidade de executar rapidamente uma tarefa urgente e importante, o que pode afetar sua programação.

Essas eventualidades terão pouco impacto no seu cronograma quando você tiver tempo para considerá-las no início do projeto. Você pode instruir um colega para cobrir você em caso de emergência, mas certifique-se de delegar a tarefa na melhor mão.

4. Estabelecer um plano detalhado

Você deve criar um cronograma abrangente. Uma maneira de fazer isso é dividir as tarefas em marcos e definir um prazo para cada uma delas.

Conseqüentemente, você perceberá que precisa de mais tempo do que todo o projeto permite. Tente comunicar isso como um problema ao seu gerente, em vez de esperar que as coisas dêem certo.

5. Posicione-se para cumprir os prazos

Você é um fator essencial quando se trata de cumprir prazos. Você precisa aprender a se administrar para cumprir os prazos. O cumprimento dos prazos requer autodisciplina, bons hábitos, organização e a mentalidade certa.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a se manter dentro dos prazos:

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  • Aprenda a dizer “não” – Se possível, avalie um prazo antes de aceitar. Não se sinta pressionado a dizer sim se não puder lidar com isso.
  • Mude sua mentalidade – Evite ressentir prazos. Em primeiro lugar, você pode fazer o que quiser. Os prazos podem permitir que você atinja uma meta que normalmente descartaria.
  • Separe “Planejamento” da “Ação real” – Um plano não é eficaz até você executá-lo. Depois de elaborar um plano, faça o all in para executar!
  • Maximize seu tempo – Multitarefa não é eficiente. Gerencie seu tempo adequadamente para que você possa trabalhar com eficiência.
  • Eliminar maus hábitos – Se você é mestre em procrastinar, descubra como resolvê-lo. Experimente esses hacks para colocar você no caminho certo para superar sua tendência a procrastinar.
  • Encontre seus gatilhos – Um estudo recente revelou que os prazos simplesmente não cumprem algumas pessoas ((Jstor: o efeito das percepções individuais dos prazos no desempenho da equipe)). Se você é um deles, descubra o que o leva a agir. É uma recompensa, fazer um trabalho de qualidade, reconhecimento ou economizar tempo para aproveitar o que lhe interessa?
  • Faça suas suposições mais precisas – Você pode estar errado tentando adivinhar quanto tempo levará para concluir um projeto. Adivinhar pode ser mais oneroso quando você está assumindo uma nova tarefa. A prática com prazos acabará por ajudá-lo a identificar quanto tempo uma tarefa específica levará; portanto, seja paciente.
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Crie o hábito de cumprir prazos. Você pode começar com prazos menores: escovar os dentes às 6h, exercitar-se às 6h30, ler às 12h; aplique a mesma estratégia para executar tarefas mais significativas.

6. Ajudar outras pessoas a cumprir os prazos

Isso se aplica principalmente aos gerentes. Você sabe quem é capaz de cumprir os prazos e quem precisa do seu apoio.

Lembre-se, depois de definir prazos para os outros, você transfere responsabilidades para eles. No entanto, você ainda precisa apoiá-los para ter sucesso. Por exemplo, motive-os a gerenciar a pressão resultante do cumprimento dos prazos.

Descubra regularmente se eles estão tendo problemas ou crie um sistema de relatórios para acompanhar o progresso.

Se possível, permita que sua equipe estabeleça seus prazos. A pesquisa descobriu que permitir que seus funcionários mostrem iniciativa pode melhorar sua produtividade ((SAGEJournal: Procrastinação, prazos e desempenho: autocontrole por pré-compromisso)).

Aqui está o último cartão que você também pode tentar! Estabeleça prazos falsos. Um estudo publicado no Journal of Consumer Research (Journal of Consumer Research: a categorização do tempo e seu impacto na iniciação de tarefas) mostrou que os prazos estabelecidos antes do prazo real motivam as pessoas a começarem rapidamente, em vez de mais tarde, o que pode informar a procrastinação. . Você pode dizer à sua equipe que precisa da contribuição deles antes de fazê-lo.

7. Limite as conseqüências de um prazo perdido

Apesar de todos os seus esforços, você ainda pode não cumprir seus prazos. Caso isso aconteça, relaxe e tente o máximo possível para minimizar os danos. A comunicação é altamente importante ao trabalhar em um projeto. Você não pode simplesmente ficar em silêncio durante tudo isso e esperar que outras partes interessadas entendam. À medida que avança na tarefa, descubra possíveis desafios que atrapalham seu plano e mostram que você está se preparando para eventualidades.

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Então, se você não cumprir os prazos, os outros entenderão e estarão prontos para ajudá-lo. Nesse caso, gerencie os problemas atuais assim que puder e consente em aderir a uma nova programação. Em seguida, revise seu projeto para saber o que ocorreu e como impedir que isso aconteça novamente.

No entanto, a falta de um prazo pode trazer graves consequências, portanto, tenha cuidado. Por exemplo, se você trabalha como freelancer ou agência, a outra parte pode rescindir o contrato e passar uma revisão ruim. A falta de um prazo pode manchar a imagem da sua marca. É por isso que você geralmente não pode perder o prazo. Assuma a responsabilidade e pare de inventar desculpas se quiser causar impacto. Concentre-se em suas tarefas e faça as coisas.

Conclusão

Os prazos são estabelecidos para facilitar o bom andamento de qualquer projeto. Ele permite que todos trabalhem em um objetivo compartilhado.

Você precisa desenvolver a mentalidade e a atitude corretas para obter sucesso no cumprimento dos prazos. Maximize seu tempo e acredite que você pode fazer o que quiser. Depois de acreditar em si mesmo e colocar-se no espaço da mente certa, você verá que é capaz de cumprir prazos de forma mais consistente.

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