Como concluir qualquer tarefa da maneira mais eficiente em termos de tempo

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Não é só você: estamos todos mais ocupados do que costumávamos ser.

Seja uma mãe que trabalha, um estudante universitário ou um pequeno empresário, gerenciar seu tempo pode ser um desafio. Entre aulas, reuniões, consultas médicas e eventos após as aulas das crianças, como alguém encontra tempo para se exercitar ou, se Deus não permitir, divertido?

Todos temos 24 horas por dia. Então, como algumas pessoas parecem seguir suas tarefas enquanto o resto de nós se atrapalha? Eles aprenderam como ser eficientes e eficientes em termos de tempo.

O que significa ser eficiente em termos de tempo?

O dicionário Merriam-Webster define “eficiente” como “capaz de produzir os resultados desejados com pouco ou nenhum desperdício (tempo ou material).” ((Dicionário Merriam-Webster: eficiente)) Mas o que significa ser realmente eficiente? como você passa seus dias?

Para mim, "eficiência" significa negociar as circunstâncias de cada dia, assegurando tempo suficiente para não negociáveis, como sono e autocuidado. Essa nuance é especialmente importante para os profissionais que trabalham. Eficiência nem sempre significa sentar em uma mesa pela manhã, listar uma lista de tarefas e sair do escritório às 17h. Eficiência significa fazer o seu melhor, apesar dos fatores internos e externos, deixando tempo suficiente para cuidar de si mesmo.

Começo meus dias de trabalho anotando minhas entregas. Inevitavelmente, porém, sou amarrado a uma reunião inesperada ou a uma ligação com investidores. Sim, eu poderia ficar acordado a noite toda fazendo o trabalho para cumprir meus prazos – mas, se o fizesse, ficaria cansado demais no dia seguinte para fazer qualquer coisa. Isso é eficaz, não eficiente (falaremos mais sobre isso mais tarde). Para ser eficiente, posso dividir o trabalho com um colega ou concluir metade da tarefa e solicitar uma extensão.

Quando você faz malabarismos com trabalho, paternidade e vida social, precisa otimizar continuamente seus dias e se responsabilizar. Mas é claro, você ainda precisa ser eficaz também.

Efetivo versus eficiente: qual é a diferença?

Há uma linha tênue entre o que significa ser eficaz e eficiente. Vamos começar com a definição do dicionário: "Efetivo" significa "produzir um efeito decidido, decisivo ou desejado". ((Dicionário Merriam-Webster: Efetivo))

Simplificando, ser eficaz é conseguir um resultado específico; ser eficiente significa alcançar esse resultado sem perder tempo ou esforço. Em teoria, você precisa ser eficiente para ser eficaz, mas esse nem sempre é o caso.

Veja da seguinte maneira: você tem uma tarefa a concluir que deve levar uma hora. Mas entre distrações como a Internet e as conversas no escritório, essa tarefa acaba levando você a quatro horas. Você alcançou seu objetivo final, mas não o fez exatamente de maneira eficiente.

Se você pensar bem, somos todos "eficazes" de uma maneira ou de outra. Se você tem um emprego que mantém um teto sobre sua cabeça e comida na mesa, significa que você é eficaz o suficiente no trabalho para receber um salário mensal. Mas seu salário provavelmente não reflete quanto tempo você gasta nas mídias sociais a cada período de pagamento.

A exceção são empresários e freelancers. Para ganhar mais dinheiro, as pessoas que possuem uma empresa precisam ser não apenas eficazes, mas eficientes. Então, como eles fazem isso?

6 maneiras de ser eficiente e eficaz

A eficácia é um subproduto da eficiência. Embora seja seguro dizer que a maioria dos empreendedores é eficiente, é uma habilidade que requer prática.

Mesmo se você não estiver tentando administrar um negócio lucrativo, ainda poderá se beneficiar operando da mesma maneira que os líderes empresariais de sucesso:

1. Estabeleça metas mensuráveis

Embora todo empreendedor tenha seu próprio método, os especialistas em produtividade sugerem definir metas SMART. Metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e dependentes de tempo promovem eficiência e eficácia – não apenas podem ser alcançadas realisticamente, mas o progresso em direção a elas pode ser verificado quantitativamente. ((Calendário: Como definir metas de negócios que você realmente Alcance))

Digamos que você queira receber US $ 100.000 por trimestre. Você pode definir metas semanais de US $ 8.000, tornando a meta mais gerenciável e oferecendo uma almofada para o caso de você ficar aquém de uma semana.

O estabelecimento de metas ajuda você a ser eficiente, porque concentra suas energias no que deseja. Isso, por sua vez, melhora sua capacidade de atingir esses objetivos. E se você é um líder, também define o exemplo de como seus funcionários podem fazer mais.

2. Comunique-se sob seus termos

Seja planejamento de refeições ou desenvolvimento de produtos, a maioria dos projetos leva uma equipe. Mas isso não significa que você precise atualizar seu email a cada cinco minutos para atualizações. Os profissionais que trabalham perdem uma média de 21 minutos por dia simplesmente checando demais as caixas de entrada. ((Harvard Business Review: como gastar menos tempo enviando e-mails todos os dias)) Ao longo de quatro semanas de trabalho, são quase 7 horas por mês que você pode recuperar .

Os empresários, em particular, precisam ter cuidado com o email. As mensagens dos investidores podem merecer uma resposta rápida, por exemplo. Realmente importa a rapidez com que você lê o email de boas-vindas dos funcionários em que foi copiado? Se um funcionário precisar de algo imediatamente, peça que ele ligue para você ou pare pessoalmente em seu escritório. Dedique uma ou duas horas por semana a vasculhar toda a sua caixa de entrada para garantir que você não perca algo crucial.

3. Padrão para Confiar

Mesmo se você não estiver trabalhando com uma equipe, ainda depende de outras pessoas. Quando minha esposa e eu adicionamos uma lavanderia no andar de cima de nossa casa, tive que confiar que os contratados que eu havia contratado para fazer o trabalho deles. Eu tive que confiar em minha esposa para responder a todas essas perguntas "Onde você quer isso?" Que inevitavelmente surgiram. Se eu não tivesse confiado, teria atrasado o projeto e talvez até o descartado completamente.

Aprenda a confiar nos outros da mesma maneira que você faria com seu parceiro romântico. Seja claro sobre suas intenções. Verifique se suas ações correspondem às suas palavras e suponha que outras pessoas também.

Seja sincero em como você se comunica. Mais importante, aceite que os outros são seu próprio povo. Nem todo mundo trabalha ou se comunica da mesma maneira, e tudo bem. Isso não significa que eles estão falhando com você ou tentando minar seus esforços.

4. Faça pausas regulares

Quanto mais tempo você gasta em um projeto, mais rápido você o realiza, certo? Não é necessário.

Pesquisas sugerem que os trabalhadores mais produtivos realmente fazem mais pausas. Um estudo realizado pelo Grupo Draugiem mostrou que o ritmo ideal de trabalho é, na verdade, 52 minutos, seguido de um intervalo de 17 minutos ((Inc: para a jornada de trabalho mais produtiva, a ciência diz ter certeza de fazer isso)) Embora o estudo não tenha parecido em outros tipos de trabalho, é uma aposta justa que as interrupções promovam a eficiência geral.

Defina um cronômetro para lembrá-lo uma vez por hora para fazer uma pausa. Se intervalos mais curtos forem mais apropriados para sua tarefa, tente o método Pomodoro. Trabalhe por 25 minutos e depois faça outra coisa pelos cinco seguintes. Você não apenas realizará mais tarefas, mas ficará menos estressado ao iniciar.

5. Use seus recursos

Há pouco tempo, tive que derrubar algumas árvores no meu quintal para proteger minha casa. Eu poderia ter puxado a serra de arco e passado a hora seguinte cortando lentamente meu caminho através do porta-malas, mas não o fiz. Por que não? Porque eu tinha uma serra elétrica sentada na garagem. Depois que eu liguei, o trabalho em árvore levou cerca de dez minutos.

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Adote a mesma abordagem no trabalho. Se você precisar transferir informações entre várias janelas do navegador no seu computador, poderá clicar constantemente entre várias guias. Ou você pode conectar o monitor sobressalente no armazenamento, o que ajudaria você a trabalhar mais rápido e a cometer menos erros.

6. Saiba quando dizer "não"

Projetos pequenos têm o mau hábito de se transformar em projetos maiores. Se tudo o que você pretende fazer é cortar o quintal, siga isso. Não diga a si mesmo (nem permita que mais ninguém lhe diga) que você também precisa cortar os arbustos e arrancar as ervas daninhas. Faça o que quiser e siga em frente. Isso é tão eficaz quanto eficiente.

E se for um projeto de trabalho? Você pode não ser capaz de dizer "não" diretamente ao seu chefe, mas pode sugerir alternativas. Se você está preocupado que uma tarefa seja uma perda de tempo, jogue fora uma ideia diferente. Se você realmente não tem tempo no seu calendário, peça a ele para ajudá-lo a priorizar sua lista de projetos. Faça o que é certo, e seu chefe pode agradecer por economizar tempo na empresa.

Ter uma compreensão completa do gerenciamento de tempo é essencial para saber quando dizer "não" e quando algo pode fazer sentido para um investimento de tempo.

Bottom Line

Planejamento é a chave. Seja você um empreendedor como eu ou um pai que fica em casa, você tem um trabalho a fazer. O trabalho em si pode ser diferente, mas o valor de ser eficiente e eficaz não. Se você quer ter sucesso – e tem tempo para gastar – pense antes de passar o dia todo.

Trabalhar com sabedoria é melhor do que trabalhar duro. Aprender a confiar nos outros é mais importante do que o resultado parecido com o que você tinha em mente. Eficiência e eficácia podem diferir de forma definitiva, mas ambas se resumem a duas coisas: ter um plano e girar conforme necessário.

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