Como executar uma reunião única e eficaz com os membros da equipe



A reunião individual é uma ferramenta de gestão crucial e muitas vezes subestimada.

Não é apenas uma maneira honesta de se conectar com os funcionários e compartilhar as informações necessárias com eles, mas também é uma ótima maneira de ouvir seus comentários.

O que é ainda mais importante: a reunião individual é uma oportunidade de moldar a experiência e a percepção de seu funcionário como chefe. Em muitos casos, o que eles pensam sobre você e seu estilo de gerenciamento também se refletirá na opinião deles sobre toda a empresa ou organização que você representa.

Executar uma reunião eficaz em uma reunião deve ser uma prioridade para você como gerente ou líder de equipe. As 11 dicas apresentadas neste artigo ajudarão você a aproveitar ao máximo esse momento crucial.

1. Entre na mentalidade certa

Um adequado em uma sessão começa antes da reunião, enquanto você prepara suas anotações e sua atitude para isso.

Ver uma em uma reunião como uma distração indesejada em seu dia atarefado não o levará longe.

Em vez disso, reserve alguns momentos para limpar a mente e focar na pessoa que você está prestes a conhecer.

Comece analisando suas anotações do funcionário anterior com esse funcionário, analise as estatísticas de desempenho mais recentes, marque todas as reclamações ou elogios que você recebeu sobre elas.

2. Faça uma em uma reunião uma coisa regular

A frequência dos seus one-on-ones depende em grande parte do tamanho da sua empresa e do seu estilo de gerenciamento. Algumas fontes dizem que essas reuniões devem ser semanais, enquanto outras afirmam que um cronograma quinzenal ou mensal funcionaria.

Uma boa ideia é definir a próxima reunião recorrente ao final de cada reunião atual, para que ambas as partes possam planejar com antecedência.

Pense na frequência e duração que não pareceriam muito para você ou seus funcionários, mas ainda assim seria suficiente para manter todos informados e manter contato contínuo.

Os novos funcionários devem ter um por um com mais frequência, pelo menos uma vez por semana ou duas semanas.

As sessões recorrentes, uma a uma, fazem com que o feedback compartilhe uma rotina e estimule uma cultura de honestidade. Além disso, conversas pessoais regulares fazem com que os funcionários se sintam compreendidos, confiados e valorizados na empresa – aumentando assim sua motivação intrínseca.

3. Definir um limite de tempo para as reuniões

Programe tempo suficiente para essas conversas, mas não as torne muito longas também. Ninguém vai olhar para a frente para reuniões que perdem o foco e apenas se arrastam para sempre.

A duração ideal de cada sessão também depende da frequência dessas reuniões – por exemplo, se você se reunir a cada semana, uma sessão de 30 minutos poderá ser suficiente. Se você se encontrar uma vez em quinze dias ou um mês, 60 minutos podem ser mais eficazes.

Gerentes bem-sucedidos, como Andy Grove, cofundador e ex-CEO da Intel, aconselharam fazer um-por-um que dure pelo menos uma hora: '

“Qualquer coisa menor, na minha experiência, tende a fazer com que o subordinado se limite a coisas simples que podem ser tratadas rapidamente”.

4. Faça uma lista de tópicos para discutir

Um plano geral ou estrutura para a reunião pode ajudar a iniciar a conversa – especialmente nas primeiras reuniões. No entanto, você não precisa seguir o plano, não importa o quê. Veja-o como uma referência que pode ajudar no caso de a conversa ficar presa ou se afastar muito do tópico.

Uma agenda de reunião também pode ser útil se o funcionário for introvertido e provavelmente não falará por conta própria.

Por exemplo, você pode preparar de três a cinco tópicos sobre os quais você está mais interessado. Ou você pode manter uma lista de perguntas à sua frente, mas lembre-se de ser flexível – você não precisa perguntar a todos se a conversa fluir naturalmente.

Algumas ideias para perguntas com probabilidade de gerar respostas completas:

  • Qual parte do dia você se sente mais produtivo? Você acha que precisa de um cronograma de trabalho diferente para melhorar seu bem-estar e produtividade?
  • Quais são as suas mais recentes conquistas que o deixam orgulhoso?
  • Você tem alguma sugestão que possa nos ajudar a trabalhar melhor em equipe?
  • Há alguém na equipe que você acha difícil trabalhar? Você poderia explicar por quê?
  • Quais de suas tarefas o mantêm envolvido e inspirado? Existe uma maneira de tornar suas tarefas diárias mais atraentes?
  • Quais são os principais gargalos no seu projeto atual? Posso ajudar de alguma forma a acompanhá-lo?
  • Quais são as coisas que o preocupam em seu trabalho ou no ambiente do escritório em geral? Você já se sentiu desvalorizado aqui?
  • Você sente que está aprendendo o suficiente no trabalho? Quais áreas você gostaria de aprender mais?
  • O que posso fazer para melhorar meu estilo de gerenciamento ou para apoiá-lo melhor?
  • Em quais projetos ou tarefas você estaria interessado em trabalhar em seguida?

Sugestão:

O ex-CEO do Google, Eric Schmidt, costumava começar suas entrevistas individuais comparando suas listas com as que seus funcionários foram solicitados a preparar antes da reunião. ((Reuniões bem-sucedidas: como executar uma reunião eficaz em uma reunião)) Os itens encontrados em ambas as listas foram priorizadas porque provavelmente seriam as questões mais prementes.

5. Mantenha-se casual e mude o cenário

Se você pretende ter uma conversa sincera, descontraída e sincera com seu funcionário, pense não apenas em suas palavras e linguagem corporal, mas também na atmosfera da reunião.

Seu objetivo é ser profissional e produtivo, mas não necessariamente desajeitado ou obsoleto.

Primeiro, encontre um local relaxante para uma conversa particular. Mobiliário aconchegante, cores quentes, plantas de escritório ou até mesmo uma visão diferente da janela tem o potencial de despertar novas idéias e sugestões. Mas você nem precisa ficar em uma sala de reunião – por que não dar uma caminhada ou tomar um café em um café nas proximidades?

CEO do software de rastreamento de produtividade DeskTime, Artis Rozentals, acredita que as reuniões individuais devem ocorrer fora dos limites habituais do escritório:

"Eu acho uma oportunidade de ir mais em um almoço com cada um dos membros da minha equipe para discutir tudo em uma atmosfera casual."

Ele acrescenta que a informalidade não significa que a reunião acontece sem preparação.

“Antes da reunião, eu faço as perguntas e os dados atuais e compartilho com o respectivo funcionário, para que possamos nos preparar e ter uma conversa proveitosa”.

6. Concentre-se no empregado

O funcionário deve ser o foco principal de conversas individuais. O famoso empresário americano e autor Ben Horowitz recomenda que um gerente só fale por 10% do tempo, deixando o restante da conversa para o membro da equipe.

Lembre-se – como a pessoa na posição de poder, você deve deixar seu ego de lado e apoiar seu empregado tão bem quanto puder.

Idealmente, a conversa fluirá naturalmente em torno de qualquer assunto para ele ou ela. Se isso não acontecer, faça perguntas abertas que possam ajudá-los a elaborar sua posição e expressar seus comentários (veja a dica nº 4).

7. Ouça como você quis dizer

Sua tarefa não é apenas deixar seu funcionário falar. É também ouvir – ativamente. Isso significa que você não ouve apenas para ser educado. Você está realmente tentando entender e lembrar de tudo que está sendo compartilhado.

Algumas técnicas de escuta ativas:

  • Mantenha a mente aberta, confiante e ouça a pessoa sem tirar conclusões unilaterais.
  • Mostre ao funcionário que você está prestando atenção e, ocasionalmente, resuma o que eles dizem.
  • Verifique novamente se você entendeu algumas declarações certas para evitar mal-entendidos (por exemplo, "Achei que você gostaria que a equipe de marketing participasse desse projeto para evitar mais atrasos?").
  • Seja receptivo a tudo que você ouve – até mesmo as críticas sobre sua empresa ou seu próprio desempenho.

8. Compartilhar Informações Relevantes

Já mencionamos que o empregador deveria falar menos e ouvir mais. No entanto, se você tiver algo importante a dizer e afetar esse funcionário, seja pessoal ou profissionalmente, a reunião é a hora certa para dizê-lo.

Você está preparando um novo projeto ou estratégia que o funcionário deve conhecer? Você está testando algumas novas táticas de gerenciamento e gostaria que elas estivessem a bordo? As novas mudanças estão prestes a impactar a empresa ou sua equipe em particular?

Certifique-se de manter cada funcionário no circuito para evitar fofoca e desinformação se espalhando no escritório. Se você contar a notícia pessoalmente, eles também se sentirão mais valorizados e apreciados.

9. Anote Notas

Provavelmente, você é responsável por mais de um ou dois funcionários, por isso não deve confiar em sua memória para marcar todos os pontos importantes que cada membro da equipe levanta.

No entanto, não é recomendável escrever anotações no seu computador durante a reunião. Por quê?

Ter um laptop aberto pode ser facilmente interpretado como distraído e pouco interessado na conversa.

Então você terá que fazer anotações à moda antiga – escrevendo-as em um caderno, diário ou em um pedaço de papel.

Tomar notas permite que o membro da sua equipe veja que você está ativamente engajado na reunião e que os pontos definidos serão levados em conta. Em outras palavras – que isso não é apenas um desperdício de tempo.

10. Saia com uma Tarefa ou Takeaway

Assim como tudo relacionado a negócios, as reuniões individuais devem ter um propósito e um resultado acionável. Em outras palavras, certifique-se de que você, seu funcionário ou, idealmente, ambos, saiam com um item de ação ou uma tarefa a ser concluída.

Para solidificar isso, envie um e-mail rápido após a reunião, repassando as principais coisas que você abordou. Isso garantirá que vocês dois estejam na mesma página e conscientes dos próximos passos que cada lado deve seguir.

Um e-mail de recapitulação levará mais alguns minutos do seu tempo, mas, sem dúvida, será proveitoso a longo prazo.

11. Não negligencie as pessoas com seus funcionários remotos

Hoje, cada vez mais gerentes trabalham com uma equipe que, em parte (ou inteiramente), consiste em funcionários remotos. Se você é um deles, saiba disso:

As reuniões individuais são ainda mais críticas quando se trata de sua equipe remota.

Por quê? Porque você pode sentir o sentimento de sua equipe interna todos os dias no escritório. Ao mesmo tempo, você pode não ter ideia de como seus funcionários terceirizados ou remotos se sentem.

CEO da impressão a pedido ImprimívelDavis Siksnans gerencia uma empresa com 500 funcionários em dois continentes. Além de ter reuniões trimestrais para todos os funcionários, ele exige que os gerentes mantenham reuniões particulares com cada um dos membros de sua equipe, ((Thrive Global: 5 coisas que você precisa saber para gerenciar com sucesso uma equipe, com Davis Siksnans, CEO da Printful) )) além de análises de desempenho semestrais.

Ele aponta:

"É uma ótima maneira de mostrar que os gerentes se importam com o desempenho e o bem-estar do funcionário. Surgem tópicos que de outra forma não fariam discussões regulares, como o tipo de música que está sendo tocada no escritório, por exemplo. ”

Santa Lice-Kruze, diretora de RH da Printful Latvia, concorda com Davis e anúncios:

“As conversas precisam ser construídas com base em transparência e confiança mútua. Esta é a hora de perguntar como a pessoa está, sobre seu equilíbrio entre trabalho e vida, saúde, atividades fora do trabalho, etc. Você certamente tem que perguntar se e como você pode ajudar com qualquer coisa. ''

Veja olho a olho com seus funcionários

Como gerente, você precisa ser consistente em tudo que faz – e as reuniões individuais não são exceção. Eles não precisam ser realizados todos os dias ou até mesmo todas as semanas, mas você precisa estar comprometido com eles todas as vezes.

Lembre-se: seu principal objetivo é apoiar o desempenho de seu funcionário. Ter um bate-papo pessoal regular com cada uma das pessoas que se reportam a você ajudará você a ver um aumento no engajamento dos funcionários. E isso provavelmente levará a uma melhor cultura da empresa e maior produtividade para toda a empresa.

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