Como liderar reuniões de equipe da maneira mais produtiva



Durante uma semana agitada, a última coisa que um líder ou gerente quer é uma ou duas horas desperdiçadas em uma reunião improdutiva.

Se eu perguntasse qual seria a maneira mais eficiente de ser ineficiente, tenho certeza de que muitos de vocês diriam "reuniões ruins".

As reuniões de hoje consomem mais horas de trabalho do que nunca. Hoje, os líderes gastam cerca de metade de sua semana em reuniões. ((TED: O impacto econômico de reuniões ruins)) Segundo pesquisa do TED um terço desse tempo é desperdiçado em reuniões sem sentido e mal administradas.

Uma pesquisa da Clarizen relatou que os trabalhadores consideram as reuniões de status como um desperdício de tempo e que quase 50% dos entrevistados preferem ir ao DMV ou assistir paint dry. ((Pesquisa Clarizen: Trabalhadores consideram reuniões de status uma perda de tempo de produtividade))

Em um artigo para a Harvard Business Review, (Harvard Business Review: essa reunião semanal durou 300.000 horas por ano), três consultores da Bain relatam os resultados de um exercício no qual analisaram os cronogramas do Outlook dos funcionários de um "grande" empresa "- e concluiu que uma reunião executiva semanal durou 300.000 horas por ano.

E esse total, escrevem os autores, "não inclui o tempo de trabalho gasto na preparação de reuniões".

Quantas reuniões você assistiu onde não havia uma agenda clara ou objetivo?

Quantos de vocês se sentaram em reuniões que saltaram de tópico a tópico sem um plano de ação claro no final da reunião?

Se você deixou as reuniões mais confusas do que quando chegou, por favor, levante a mão.

As reuniões não precisam ser algo que tememos e suportamos. Eles não precisam ser algo em que entramos e saímos.

Temos que encontrar formas de as reuniões serem muito mais intencionais, energizantes e produtivas, que forneçam resultados reais e tangíveis.

Então, como liderar as reuniões da equipe de forma mais produtiva?

Aqui estão 10 maneiras pelas quais os líderes e gerentes podem começar a liderar reuniões de equipe que sejam produtivas e eficazes e benéficas para todos os envolvidos:

1. Enquadre cada reunião de maneira positiva

Para colocar todos na sala em uma atitude positiva e energizada para a reunião, um bom ponto de partida é fazer com que todos na sala compartilhem algo sobre o que progrediram ou estão entusiasmados.

Isso define imediatamente o tom e a direção da reunião inteira.

Ao invés de as pessoas estarem em uma mentalidade negativa sobre ter que participar da reunião, elas vêm de um lugar de positividade, contribuição e positividade.

2. Tenha um líder claro no quarto

Seja qual for o propósito da reunião, alguém na sala tem que se encarregar de dirigir e liderar a reunião.

Essa pessoa definirá a agenda da reunião, garantirá que ela não saia do assunto e garantirá que a reunião permaneça dentro de um prazo definido.

Eles freqüentemente relatam sobre o progresso, dão clareza sobre o que precisa acontecer após a reunião e obtêm o compromisso das pessoas na reunião sobre as etapas futuras das ações.

Se não houver ninguém tomando o controle, as pessoas com as maiores personalidades ou maiores opiniões podem dominar e impedir que personalidades mais baixas contribuam.

3. Tenha as pessoas certas na sala

Pense na última grande reunião em que você esteve … A reunião estava cheia de pessoas "inventando os números" ou estava cheia de pessoas que estavam contribuindo e fornecendo sugestões?

Eu estou supondo que foi o último.

Para liderar uma reunião realmente produtiva, reserve um tempo para considerar quem estará envolvido.

Você quer que as pessoas na sala que agregam valor, que sejam contribuintes ativos, tenham conhecimento de fundo, sejam tomadores de decisão, sejam tomadores de ação e sejam diretamente afetadas pelo resultado da reunião.

Desconfie de encher a sala, a menos que seja absolutamente necessário, com pessoas cuja motivação para estar lá seja status ou medo de perder alguma coisa.

Concentre-se em levar as pessoas na sala de reuniões que trarão uma contribuição produtiva, não espectadores passivos.

Se você tiver autonomia para organizar suas reuniões da maneira que preferir, concentre-se em fazer isso para que elas forneçam os resultados mais produtivos.

4. Use os pontos fortes únicos das pessoas em reuniões diferentes

Nem todos na sua empresa ou equipe são adequados para todas as reuniões.

Uma ótima dica para criar reuniões produtivas é esclarecer sobre o que os membros da equipe de reuniões devem ou não participar.

Não pense em apenas preencher a sala, seja seletivo ao convidar pessoas que você sabe que farão a maior contribuição.

Todos nós temos forças diferentes. Alguns dos membros de sua equipe serão ótimos em reuniões de brainstorming, enquanto outros podem ficar estressados ​​com a idéia de participar.

O mesmo vale para reuniões de processo e status.

Quando se trata de criar o maior impacto da reunião, é importante considerar a energia que você deseja na sala e quem pode levar o valor correto a uma reunião.

Se você tiver clareza sobre isso, garanta as pessoas certas na sala.

Durante minha carreira corporativa, eu costumava conduzir reuniões de brainstorming, estratégia e status. Eu sabia que diferentes membros da equipe trariam diferentes conjuntos de habilidades para reuniões específicas.

Um de meus diretores seniores era mais estratégico do que criativo, então eu garantiria que ela fosse a número um na minha folha de equipe para as reuniões estratégicas. Mas eu a mantive fora das reuniões de brainstorming, em favor de outros membros da equipe.

Outro membro da equipe era um ótimo planejador estratégico, então eu garantiria que ela participasse de reuniões de brainstorming e estratégia. Durante as reuniões de brainstorming, seu valor era pensar no plano e nos passos de ação necessários para executar as ideias criativas.

Liderar reuniões produtivas é, muitas vezes, sobre ser o regente de uma grande orquestra. Se você não tiver os instrumentos complementares adequados e os artistas na sala, colaborando juntos e trabalhando em harmonia, o resultado pode ser uma grande bagunça. Mas, se você juntar os artistas certos, os resultados podem ser mágicos e inspiradores.

5. Encerrar as reuniões com etapas e responsabilidades claras da ação

Pense no último encontro em que você esteve, provavelmente há muitas conversas, insumos valiosos e insights.

Mas o que aconteceu no final da reunião? Vocês seguiram caminhos separados, ou foram definidos passos e responsabilidades claros?

Vale a pena reservar um tempo no final de cada reunião para que todos compartilhem sua maior percepção.

Isso reforça a contribuição e a colaboração e garante que todos saiam da reunião com uma perspectiva clara do valor da reunião.

Para reforçar isso, é responsabilidade do líder da reunião definir claramente as etapas da ação, as responsabilidades pessoais e os cronogramas para agir sobre os elementos-chave da reunião.

6. Criar um objetivo claro para a reunião

Manter-se no caminho certo é um dos maiores desafios para realizar uma reunião eficaz e produtiva. A razão para isso é que muitas reuniões são realizadas sem um objetivo claro ou mesmo com uma agenda.

Algumas reuniões acontecem simplesmente porque alguém pode ter decidido que você terá uma reunião de status semanal.

Ir a reuniões assim, sem uma compreensão clara do que é especificamente a reunião, qual é a agenda ou quais são as prioridades da reunião, pode fazer com que você se sinta como se a reunião fosse um desperdício de tempo.

Quando estiver claro sobre o propósito da reunião, você estará mais envolvido, saberá o que preparar de antemão e saberá quais são os resultados desejados da reunião.

7. Mantenha a reunião em pé

Em um artigo no Journal of Applied Psychology, os autores descobriram que as reuniões sentadas demoravam 34% mais do que as reuniões de stand up. (Journal of Applied Psychology: Os efeitos de se levantar e sentar nos formatos de reuniões sobre os resultados das reuniões)

Se você está descobrindo que suas reuniões não são tão produtivas quanto você deseja, mude as coisas e faça com que todos os participantes permaneçam em pé.

8. Faça reuniões mais curtas

Se você tem um objetivo e uma agenda claros para a reunião, deve ter uma noção de quanto tempo a reunião deve durar.

Muitas reuniões que tive no passado tiveram um conjunto de convites de agenda para 45 minutos ou 60 minutos. Algumas reuniões terminaram antes, mas como o período de tempo tinha sido definido para uma hora designada, a reunião continuava sem nenhuma razão real.

Comece a definir reuniões com um período de tempo mais curto, seja de 30 minutos ou 40 minutos, e veja se as reuniões se tornam mais produtivas e eficazes.

Nosso período de atenção e níveis de energia podem começar a diminuir quanto mais tempo a reunião continuar.

9. Iniciar e terminar no horário

Ninguém quer ficar esperando as reuniões começarem e ter que reagendar se as reuniões forem superadas.

Se você executar reuniões que começam no horário e terminam no horário, os participantes sabem o que esperar e sabem como chegar a tempo.

Se os membros da equipe decidirem não chegar a tempo, pode ser sensato ter uma reunião separada com essa pessoa para deixar claro que você espera que eles cheguem a tempo.

10. Alterar o ambiente

Se você achar que as reuniões demoram para começar ou estão ficando obsoletas, talvez seja hora de mudar o ambiente.

Eu tive algumas das minhas reuniões mais produtivas simplesmente saindo do escritório e indo a um local inspirador, ou tendo uma reunião ou duas em um parque local.

The Bottom Line

Reuniões não estão indo embora. Eles são uma parte inevitável e essencial da vida corporativa e empresarial.

Mas, para garantir que eles não sejam apenas uma perda de tempo e sejam uma maneira eficaz de colaborar e trabalhar para alcançar e atingir metas e projetos importantes, precisamos estabelecer as reuniões de modo que elas valham a pena, sejam produtivas e produzam resultados tangíveis.

Precisamos aprender a liderar as reuniões da equipe de maneira produtiva e eficaz.

Se você agir com base nas dicas e estratégias que expus sobre como liderar as reuniões da equipe da maneira mais produtiva, você garantirá a maximização dos pontos fortes e da energia mental de todos na sala.

Suas reuniões não serão mais algo que você e sua equipe temem ou tentam evitar. Em vez disso, as reuniões se tornarão uma maneira de se reconectar, ser criativo, decidir sobre estratégia, obter apoio, celebrar o progresso e gerar um impulso produtivo.

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