Como matar reuniões sem fim e permanecer produtivo



Estamos no meio de uma epidemia de reunião. Os executivos agora passam em média 23 horas por semana em reuniões, com 71% relatando que essas reuniões geralmente são improdutivas e ineficientes ((Harvard Business Review: Stop the Meeting Madness))

Apesar de suas desvantagens, as reuniões continuam sendo parte integrante de qualquer ambiente de trabalho moderno. A ascensão de silos de escritórios e funcionários remotos torna os check-ins regulares uma necessidade absoluta para manter todos na mesma página. As reuniões não vão acabar tão cedo, então como podemos trabalhar para reduzir o tempo e a produtividade?

Infelizmente, não há uma resposta fácil para esta pergunta. Embora seja impossível dar um passo simples para eliminar o desperdício de reuniões, você pode começar a considerar suas reuniões não como rotinas, mas como investimentos. Em vez de planejar e participar regularmente de reuniões sem pensar, pense de antemão em como você pode obter o melhor ROI no tempo gasto em reuniões efetivas com outras pessoas.

Se você deseja encerrar as intermináveis ​​reuniões e começar a realizar reuniões produtivas em seu local de trabalho, aqui estão alguns locais para começar:

1. Otimize suas reuniões com antecedência

A maior causa isolada de suprimento de sobrecarga não são hábitos arraigados ou política ruim do escritório; são reuniões ruins. A maioria das reuniões começa sem uma agenda para falar, e reuniões sem direção dificilmente são reuniões.

Uma reunião que não realiza nada é obrigada a simplesmente levar a mais reuniões abaixo da linha. Você pode encerrar esse ciclo agendando reuniões produtivas e valiosas para sua equipe.

Comece concentrando-se no objetivo de uma reunião. Todas as reuniões que você realiza devem ser necessárias para o seu sucesso, bem como o sucesso de seus negócios e funcionários. Além disso, as reuniões que cobrem muitos tópicos ou áreas provavelmente ultrapassarão o tempo planejado e alienarão os participantes.

Lembre-se de que reuniões produtivas duram apenas o tempo necessário. Para treinar a si mesmo para encurtar reuniões, você pode usar ferramentas como "reuniões rápidas" se aprender mais sobre o Google Agenda. Isso permite que você reduza automaticamente suas reuniões agendadas em cinco minutos, assim você terá tempo para realizar as tarefas entre as reuniões.

2. Torne suas reuniões democráticas

Quem agenda reuniões em um escritório? Geralmente, são os executivos e a alta gerência que convocam as reuniões e estabelecem suas agendas. Embora seja importante para os responsáveis ​​transmitir suas diretrizes a outros funcionários, as reuniões que vêm diretamente de cima não serão muito atraentes para todos os outros.

Em vez disso, tente planejar algumas reuniões desde o início. Decidir sobre uma direção ou tópico geral para uma reunião antes de fazer perguntas ou preocupações aos seus funcionários ajuda bastante a manter as pessoas envolvidas nas reuniões, e o compromisso com as reuniões é uma das melhores maneiras de manter as reuniões curtas, mas significativas. Mesmo algo simples como uma pesquisa anônima do Google pode dar aos participantes a liberdade de fazer ouvir suas vozes.

3. Convide as pessoas certas

Todos nós já estivemos lá – sentados em uma reunião e silenciosamente nos perguntando por que estamos lá, em primeiro lugar. Cada minuto que alguém passa em uma reunião à qual não pertence pertence é um minuto desperdiçado, e ainda tem o potencial de diminuir a eficiência da própria reunião. ((Harvard Business Review: Como os pais que trabalham podem tirar o máximo proveito do calendário) Apps))

Uma maneira de descobrir quem pertence a uma reunião – e quem não – é voltar ao foco da reunião. Com o tópico da reunião em mente, pense em quem se beneficiaria diretamente de ouvir esse tópico discutido ou teria algo significativo a acrescentar à discussão.

No entanto, a participação na reunião é dos dois lados. Se, ao decidir a composição da sua próxima reunião, você deixar de fora alguém que deveria estar lá, uma quantidade significativa de tempo poderá ser desperdiçada tentando alcançá-la.

Lembre-se de pensar um pouco fora da caixa quando se trata de quem realmente pertence a uma reunião. Se sua equipe de design estiver cumprindo, por exemplo, provavelmente seria melhor ter um gerente de produto e engenheiro de software para garantir que tudo o que foi discutido também esteja alinhado com os objetivos de outras equipes. As tendências parecem apoiar essa teoria. ((Hotjar: tendências do CX para 2019)) A lista de convidados certa para uma reunião agora pode salvar várias reuniões futuras mais tarde.

4. Use ferramentas digitais

Tecnologias como videoconferência tornaram as reuniões mais fáceis do que nunca, independentemente de onde os participantes estão ou o que estão fazendo. A proliferação de tecnologia também produziu uma nova onda de aplicativos que tornam cada vez mais possível reduzir drasticamente o número de reuniões em seu escritório.

Plataformas de comunicação como o Slack permitem criar canais separados para as pessoas conversarem. Para algumas de suas reuniões, considere criar um canal Slack dedicado para esse tópico em vez de hospedar uma reunião pessoalmente. Faça as perguntas relevantes a serem respondidas ou inicie uma discussão. Assista como uma reunião digital ocorre sem que ninguém precise parar completamente de trabalhar.

Outros aplicativos de colaboração como o Trello permitem que todos vejam exatamente no que todos estão trabalhando, eliminando a necessidade de reuniões constantes de check-in. Se você deseja reduzir um certo tipo de reunião, procure um software que possa transferir a função dessa reunião para um espaço digital.

As más reuniões estão diminuindo a receita da empresa em todo o mundo, por isso é importante fazer o possível para controlar a programação de reuniões do seu escritório. Ao pensar nas reuniões como ativos para os seus negócios, você pode aproveitar ao máximo um dos passatempos favoritos das empresas americanas.

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