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Como priorizar direito em 10 minutos e trabalhar 10 vezes mais rápido


Hoje é o seu dia de sorte, como eu vou revelar-lhe como ajudei a minha equipe a fazer mais coisas em menos tempo através do poder da priorização correta.

Poucos minutos passados ​​lendo este artigo poderiam salvar literalmente você milhares de horas a longo prazo. Então, vamos começar.

Todos os membros da minha equipe têm uma quantidade de tarefas que eles precisam lidar com todos os dias úteis. Além disso, a maioria de suas tarefas estão relacionadas à criatividade, pois somos uma editora de conteúdo.

Apesar de ter muitas tarefas a serem atendidas, nossa equipe é consistentemente capaz de permanecer criativa e trabalhar em direção a nossos objetivos.

Como nós conseguimos isso? Através do o Método Scales – um método de produtividade que criei há vários anos.

Como priorizar e trabalhar 10 vezes mais rápido com o método Scales

Um dos nossos novos editores veio para mim no outro dia e me disse como ela estava lutando para acompanhar as muitas tarefas que ela precisava lidar e os prazos que ela constantemente precisava manter. [19659002] No final de cada dia, ela sentiu como se ela tivesse feito muitas coisas, mas muitas vezes não conseguiu criar idéias criativas e obter artigos publicados com sucesso. Pelo que ela me disse, era óbvio que ela se sentia sobrecarregada e estava cada vez mais frustrada por não atingir seus objetivos, apesar de colocar horas extras na maioria dos dias.

Depois de ouvir meu conselho – e eu apresentei-a ao Método Scales – ela imediatamente experimentou um aumento dramático da produtividade, que parecia assim:

  • Ela poderia produzir três vezes mais idéias criativas para artigos de blog
  • Ela poderia publicar todos os seus artigos no tempo
  • E ela poderia terminar todo seu trabalho a tempo todos os dias ( mais horas extras !)

Curioso para descobrir como ela fez isso? Leia mais para o guia passo a passo:

1. Coloque de lado 10 minutos para o planejamento

Quando se trata de abordar problemas de produtividade, faz sentido planejar antes de agir. No entanto, não se envolva tanto no planejamento que você fique preso nele e nunca vá além da primeira base.

Minha recomendação é dar-se um período de tempo específico para o planejamento – mas mantenha-o curto. Idealmente, 10 ou 15 minutos. Isso deve ser adequado para pensar sobre o seu plano.

Use este tempo para:

  • Olhe para o quadro geral.
  • Pense no objetivo atual e no alvo que você precisa / deseja alcançar.
  • Lay out todas as tarefas que você precisa fazer.

2. Alinhe suas tarefas com seu objetivo

Este é o componente central que torna o método Scales eficaz.

Funciona assim:

Dê uma olhada em todas as tarefas que está fazendo e reveja a importância de cada uma deles. Especificamente, mede a importância de uma tarefa por seu custo e benefício .

Por custo, refiro-me ao esforço necessário por tarefa (incluindo tempo, dinheiro e outros recursos). O benefício é a forma como a tarefa pode contribuir para o seu objetivo.

Para tornar isso mais fácil para você, listei abaixo quatro combinações que lhe permitirão determinar rápida e facilmente a prioridade de cada uma de suas tarefas:

Baixo custo + alto benefício

Faça essas tarefas primeiro porque elas são as simples para completar, mas ajudam você a se aproximar do seu objetivo.

A artefacção de aprovação criada para uma brochura de vendas provavelmente se encaixaria nessa categoria. Você poderia facilmente decidir se você gostou da obra de arte / layout, mas sua decisão de aprovar desencadeia a produção do folheto e os benefícios de vendas subseqüentes de enviá-lo para potenciais clientes.

Alto custo + benefício elevado

Deslize a tarefa de alto custo para pequenas. Em outras palavras, quebre a grande tarefa em miniaturas que levam menos de uma hora para serem concluídas. E depois reavaliar essas pequenas tarefas e definir seu nível de prioridade correto.

Imagine se você foi convidado a escrever um plano de lançamento do produto para um novo suplemento de proteína em pó sem diário. Em vez de tentar escrever o plano em uma sessão – procure escrever as diferentes seções em momentos diferentes (por exemplo, passar 30 minutos escrevendo a introdução, uma hora escrevendo o texto do corpo e 30 minutos escrevendo a conclusão).

Baixo custo + baixo benefício

Esta combinação deve ser a sua mais baixa prioridade. Dê a si mesmo 10 a 15 minutos para lidar com esta tarefa, ou coloque este tipo de tarefas entre tarefas valiosas como uma ruptura útil.

Estas são, provavelmente, tarefas necessárias (por exemplo, tarefas de rotina, como verificar e-mails), mas não contribuem muito para atingir o objetivo desejado. Mantenha-os em sua lista de prioridades.

Alto custo + baixo benefício

Reveja se essas tarefas são realmente necessárias. Pense em maneiras de reduzir o custo se você decidir que a conclusão da tarefa é necessária.

Por exemplo, as ferramentas ou sistemas podem ajudar a acelerar a tarefa? Nesta categoria, você provavelmente encontrará coisas como verificar e atualizar planilhas de contatos de vendas. Isso pode ser uma coisa difícil e demorada de fazer sem cometer erros. No entanto, há muitos aplicativos lá fora, eles podem fazer esse processo instantâneo e sem costura.

Agora, voltando ao editor ao qual me referi anteriormente, vamos dar uma olhada na sua lista típica de tarefas diárias:

Depois de ouvir meu conselho, ela quebrou a tarefa de alto custo + alto benefício em menores. Suas tarefas então pareciam assim (por ordem de prioridade):

E, para a tarefa sobre a promoção de artigos para diferentes plataformas, depois de analisar seus benefícios, decidimos nos concentrar apenas na plataforma mais efetiva – reduzindo significativamente o custo do tempo associado.

3. BONUS TIP: lidar com tarefas com prazos

Depois de avaliar suas tarefas, você saberá a importância de cada uma delas. Isso lhe dará imediatamente uma imagem cristalina sobre quais tarefas o ajudarão a alcançar mais (em termos de alcançar seus objetivos). Às vezes, no entanto, você não poderá decidir a prioridade de cada tarefa porque haverá prazos estabelecidos por partes externas, como gerentes e agências.

O que fazer nesses casos?

Bem, sugiro que depois Considerando a importância e os valores das suas tarefas atuais, alinhe a lista com os prazos e ajuste as prioridades em conformidade.

Por exemplo, mergulhemos novamente no mundo do editor.

Alguns dos artigos que editou precisavam ser publicados por datas específicas. O método Scales permite isso, e neste caso, sua lista de tarefas alterada seria algo assim:

Espero que agora você veja como é fácil avaliar a importância das tarefas e como ordená-las em listas de prioridade.

O método Scales é diferente de qualquer outra coisa que você tentou

Ao adotar o Método Scales, você começará a priorizar corretamente o seu trabalho e, o mais importante – aumentar sua produtividade em até 10 vezes!

E, ao contrário de outros métodos que realmente não explicam como decidir a importância de uma tarefa, meu método irá ajudá-lo a dividir cada uma de suas tarefas em duas partes: custo e benefícios. Meu método também irá ajudá-lo a tomar medidas de acompanhamento com base em diferentes combinações de custos e benefícios.

Comece agora por gastando 10 minutos para avaliar suas tarefas diárias comuns e como elas se alinham com seu objetivo ( s). Uma vez que você tenha essa informação, será super-fácil colocar suas tarefas em uma lista de prioridades. Tudo o que resta, é que você inicia o seu próximo dia útil seguindo sua nova lista.

Confie em mim, uma vez que você começar a usar o método Scales – você nunca vai querer voltar para suas antigas maneiras de trabalhar. [19659002] Crédito de fotos em destaque: Vector Stock via vectorstock.com

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