Como se concentrar no trabalho melhor e aumentar a produtividade



O que vem à sua mente primeiro quando se trata de aumentar a produtividade da sua equipe?

Até que todos em sua equipe saibam como se concentrar, eles nunca serão capazes de pensar com clareza e resolver problemas de maneira eficiente.

No entanto, manter o foco se tornou mais difícil nos dias de hoje. Toda vez que sua mente vagueia, você perde tempo e energia tentando voltar aos trilhos.

Interrupções podem acontecer de vez em quando entre os membros de sua equipe, então como aumentar a produtividade da equipe e ajudar todos a manter o foco?

Recentemente, tive uma entrevista sobre como me concentrar melhor com Wade Foster, o co-fundador / CEO da Zapier, uma empresa da Y Combinator que está reunindo todos esses serviços para que as pessoas possam se concentrar no trabalho que realmente importa.

Na entrevista, Foster compartilhou conosco o maior inimigo da produtividade hoje e como podemos fazer bom uso das ferramentas de produtividade para ajudar a equipe a manter o foco.

O maior inimigo da produtividade

Por que você acha que as pessoas estão ficando cada vez mais difíceis de se concentrar no trabalho hoje em dia?

Existem duas razões principais pelas quais muitas pessoas lutam para se concentrar no trabalho:

tem muitos tipos diferentes de ferramentas de produtividade à nossa disposição, e alternância de contexto entre essas ferramentas é difícil de fazer.

Pense em quantos aplicativos ou softwares diferentes você usa no trabalho: dependendo do seu desempenho, você pode usar até 15 aplicativos para realizar seu trabalho. A alternância entre todas essas tarefas, aplicativos e etapas diferentes é difícil para a maioria das pessoas e geralmente diminui a produtividade.

Mais ferramentas e tecnologias estão surgindo que nos ajudarão a otimizar e priorizar nossas vidas profissionais e a diminuir o ruído. Algumas dessas ferramentas incluem automação, funcionalidade "não perturbe" e limitações de limite de tempo no uso do aplicativo.

Qual é a sua sugestão em permanecer focado e progredir em frente?

A automação é a coisa mais fácil que você pode fazer para ser mais eficiente com seu tempo, mas é uma das táticas de produtividade mais subutilizadas. Ele ajuda você a concluir as tarefas pequenas e tediosas na sua lista de tarefas, para que você possa se concentrar no trabalho de maior valor.

Nós trabalhamos com um escritório de advocacia chamado Chi City Legal que usam a automação para criar propostas, formulários de solicitações de serviço e outros documentos. ((Zapier: Uma equipe jurídica pequena fica sem funcionários administrativos). Simplesmente recortando o manual, o processo repetitivo de criar todos esses documentos tornou a equipe mais produtiva. Na verdade, a equipe legal da cidade de Chi agora tem mais tempo para conquistar mais clientes e dedicar mais atenção aos seus casos.

O papel das ferramentas de produtividade nos dias de hoje

Algumas pessoas dizem que as ferramentas de produtividade distraem as pessoas de trabalhar, o que você acha?

Fiz uma entrevista em podcast com David Zisner, um cliente, parceiro e especialista da Zapier recentemente e ele disse algo que ficou comigo: "Automação é uma mentalidade."

O mesmo pode ser dito para produtividade. É menos sobre as ferramentas e as habilidades técnicas, e é mais sobre como você aborda seu trabalho.

Há hábitos simples que podemos construir e maneiras de pensar que podem nos ajudar a alcançar nossos objetivos. As ferramentas de produtividade são uma maneira de nos ajudar a chegar lá porque elas removem uma restrição, mas elas são apenas parte da solução.

Para remover essas restrições, você precisa entrar na mentalidade certa para reconhecer que as restrições existem e encontrar maneiras criativas de remover essas restrições.

Qual é a melhor maneira de usar ferramentas de produtividade?

Se você é novato em ferramentas de produtividade, pergunte aos seus colegas que tipos de aplicativos eles usam para se organizar. Experimente apenas um pequeno punhado de ferramentas (bate-papo, e-mail e calendário) durante um período de tempo para que você possa ver se elas ajudam você a trabalhar mais. Pergunte a seus colegas de trabalho quais ferramentas eles usam, por isso, será mais fácil colaborar com eles.

Na Zapier, usamos uma variedade de aplicativos baseados em nuvem para gerenciar projetos, compartilhar projetos, o nome dele. Somos uma equipe 100% remota, portanto, ferramentas de produtividade são essenciais para nossa colaboração.

Por fim, tente introduzir a automação no seu trabalho. Um bom lugar para começar é listar todas as tarefas que você precisa fazer em uma base regular e anotando quais parecem manual ou repetitivo.

Se você puder automatizar essas tarefas, terá o potencial de liberar muito tempo que poderia ser melhor gasto em projetos que avancem na carreira ou afetem os resultados.

The Bottom Line

Como Foster compartilhou, a produtividade é menos sobre as ferramentas e as habilidades técnicas, mas mais sobre como você aborda seu trabalho. A fim de aumentar a produtividade, comece a prestar atenção às restrições existentes e tente descobrir maneiras de enfrentá-las – é nesse momento que você deve encontrar as técnicas e ferramentas adequadas para ajudá-lo.

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