Como trabalhar eficientemente: as duas chaves críticas para o trabalho produtivo



Há muita pesquisa sobre o assunto da produtividade, mas na minha experiência, a maior parte é falsa.

Então, como trabalhar de forma eficiente?

Ser produtivo realmente se resume a duas coisas principais:

  1. Priorização
  2. Encontrando seu fluxo

Cada uma dessas habilidades é distinta, mas elas inevitavelmente causam impacto umas nas outras, já que aperfeiçoar sua capacidade de priorizar melhora sua capacidade de encontrar e manter o fluxo. Então, para maximizar sua eficiência, você ter trabalhar conscientemente para desenvolver ambos.

Veja o que você precisa fazer.

1. Use a matriz Eisenhower para priorizar melhor

A Eisenhower Matrix é uma ferramenta para ajudá-lo a priorizar tarefas em termos de urgência e importância. Como co-fundador da Dairy Free Games, achei imensamente valioso; sempre parecia haver milhares de fogos acesos, mas usar essa ferramenta me ajudou a decidir quais eu deveria apagar, e quando.

Veja como a matriz se divide:

  • Urgente e Importante: Tarefas que você mesmo tem que fazer agora, ou conversas e decisões que você deve tomar rapidamente.
  • Não é urgente e importante: Projetos que exigem planejamento e estratégia, mas que podem demorar um pouco. Você ainda precisará definir um prazo para isso e definir o tempo no seu calendário para trabalhar especificamente neles, mas talvez não seja necessário resolvê-los hoje.
  • Urgente e não importante: Tarefas que devem ser concluídas, mas que você deve delegar para outra pessoa. Pense: arquivos, documentos ou processos que precisam ser atualizados – tarefas que precisam ser concluídas rapidamente, mas que não exigem a você ou a seu melhor engenheiro.
  • Não importante e não urgente: Idéias que são melhor eliminadas da sua lista de tarefas por completo. Ou, no mínimo, tarefas que devem ser adiadas até que todos os outros itens importantes tenham sido verificados. Estes podem ser "bons para ter" – eles não são urgentes ou de missão crítica.

A parte mais importante aqui é decidir quais itens de ação devem ser preenchidos por você e quais podem ser delegados. Para muitos, você tem a sensação de que tudo que é urgente também é importante, e tudo que é importante DEVE ser preenchido por você. Mas com o tempo – usando essa matriz – você percebe que urgente e importante são de fato diferentes qualificadores.

Os líderes mais eficazes são aqueles que podem diferenciar entre os dois e planejar seus dias em torno das tarefas que eles realmente devem completar-se.

2. Entre em um estado de fluxo

Flow, entretanto, é algo que você tem que conscientemente, pessoalmente, otimizar para.

Fluxo é um conceito definido pela primeira vez pelo psicólogo húngaro-americano Mihály Csíkszentmihályi em 1975. Caracteriza-se, entre outras coisas, por completa imersão psicológica na atividade ou projeto em questão. É o que a maioria dos criativos – sejam eles artistas, engenheiros, escritores ou designers – se esforçam para quando se sentam para trabalhar. Ou, pelo menos, é disso que eles emergem depois de terem feito algo ótimo.

Se você é um criador de algum tipo, provavelmente já passou por isso, esteja ciente disso ou não. Parece, de certa forma, como um piloto automático hiper-eficiente, em que palavras ou algoritmos parecem saltar diretamente do seu cérebro através dos seus dedos e para uma página, e você mal controla o processo.

Mas aqui está a coisa:

Forçar-se em um estado mental em que é possível entrar no fluxo é um desafio – na verdade, é algo que você precisa otimizar de forma ativa e consciente.

Felizmente, existem passos que você pode tomar para aumentar a probabilidade de entrar em um estado de fluxo.

Aqui estão algumas maneiras de fazer isso:

Reserve um tempo para "ir fundo".

O fluxo requer foco intenso e ininterrupto. Isso requer um investimento de sua parte para minimizar as distrações – especialmente de tarefas que não são importantes, mas potencialmente urgentes (categoria 3 da Eisenhower Matrix).

Defina um objetivo claro.

É impossível entrar em fluxo sem ter um objetivo específico para se concentrar intensamente – caso contrário, você se verá inerentemente distraído. Você não pode entrar em fluxo tentando trabalhar em três coisas ao mesmo tempo.

Na melhor das hipóteses, seu foco permanecerá em uma espécie de nível de superfície para todos os três.

Autonomia em como lidar com a tarefa.

Integral ao fluxo é a liberdade de escolha. Isso é importante ao delegar tarefas importantes para colegas de equipe também.

Se o projeto é algo que a pessoa precisará entrar em fluxo para concluir, você precisará se certificar de que ele próprio está investindo nele e ativamente escolhendo como concluí-lo.

A tarefa não deve ser excessivamente desafiadora ou excessivamente simplista.

Como mencionei, é difícil entrar em fluxo quando o projeto em questão o incomoda ou, por outro lado, confunde você. Precisa ser desafiador o suficiente para ser interessante – há um ponto ótimo. Isso é particularmente importante para lembrar, novamente, ao delegar.

Acesso ao feedback.

Quanto mais rápido você receber feedback, seja de sua gerência, colegas de trabalho ou clientes, melhor. Na verdade, o feedback imediato é a razão pela qual os videogames são tão imersivos e indutores de fluxo.

Em um jogo, quase todas as ações que você toma têm um feedback claro positivo ou negativo.

The Bottom Line

Priorização e fluxo estão inextricavelmente interligados.

A maneira mais fácil de sair do fluxo, afinal de contas, é ser bombardeada por tarefas que não são importantes. Isso inclui e-mails que parecem exigir respostas rápidas, mensagens frouxas de colegas de equipe, pressão crescente de itens de ação que você não definiu corretamente como "Urgente", "Não urgente" e assim por diante.

Você deve, ao otimizar o fluxo, se proteger desses tipos de riscos.

Mas, mais uma vez, essa habilidade vem da prática e da priorização de forma eficaz – reservando tempo para um trabalho focado e profundo, por exemplo, ou delegando itens potencialmente importantes, mas que distraem aos outros membros da equipe.

É por isso que, em última análise, você precisa desenvolver e cultivar essas duas habilidades em conjunto, tanto para o benefício de sua equipe e para você mesmo.

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