O que delegar e o que não fazer?

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Aqui está um fato:

Você pode ter ouvido muito sobre a importância de delegar trabalho. Mas se você é um novo líder ou gerente, não será tudo divertido e divertido.

Como tudo na vida, a delegação não é fácil, a menos que seja feita da maneira certa.

É altamente provável que você enfrente muitos obstáculos inesperados. E, infelizmente, não há maneira de contorná-los. Nenhuma circunstância na vida vai ser fácil para você só porque você é inexperiente.

Felizmente, você pode resolver esses obstáculos com muita facilidade se for esperto o suficiente para aprender.

Aprenda com seus erros, seus arredores e este post!

Hoje, você encontrará uma resposta para uma das perguntas mais frequentes dos novos delegadores:

O que delegar e o que não delegar?

Acredite ou não, este é um passo crucial no processo de delegação de trabalho. Portanto, leia este artigo para esclarecer toda a sua confusão a esse respeito!

Tarefas que você deve sempre delegar

Quando você está apenas começando a delegar, é bastante comum sentir que está delegando muito trabalho. Os gerentes inexperientes geralmente sentem que estão sobrecarregando seus funcionários, dando suas próprias tarefas ou pedindo aos subordinados para fazerem o que não é seu trabalho.

Embora todas essas preocupações sejam 100% válidas e sempre devam ser evitadas, elas podem impedir que você delegue o trabalho que deve ser distribuído entre sua equipe.

Isso anula o objetivo da delegação, mesmo se você estiver ciente de como delegar tarefas efetivamente.

Aqui estão algumas tarefas que você deve sempre delegar. No entanto, raciocine consigo mesmo de acordo com o ambiente do seu local de trabalho para tomar a decisão final.

1. Tarefas repetitivas

Todo escritório possui uma parte justa de alguns projetos recorrentes e repetitivos.

Agora, esses trabalhos sempre são os mesmos ou, mesmo com uma pequena variação, exigem um processo de trabalho e habilidades semelhantes. Por exemplo, auditoria, orçamento, planejamento de eventos etc.

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Essas tarefas devem ser realizadas todos os dias, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. O problema aqui é que, mesmo que esses trabalhos sejam rápidos e fáceis, um gerente está perdendo tempo realizando-os.

Você sempre deve delegar projetos como esses para economizar muito tempo precioso a longo prazo.

Simultaneamente, você pode treinar seus subordinados com perfeição para trabalhos como esses. Com a prática regular, seus subordinados podem começar a trabalhar no nível 5 da delegação, onde os funcionários podem trabalhar independentemente.

Se você deseja ou não categorizar os projetos anuais nessa categoria, depende da frequência com que os funcionários da sua organização são promovidos ou substituídos. Se as mesmas pessoas estiverem por perto para fazer o trabalho por pelo menos 3 a 4 anos, é melhor treiná-las para isso.

2. Trabalho demorado

Um dos recursos mais importantes da delegação é que isso ajuda a economizar tempo. Portanto, é correto delegar o trabalho que ocupará muito do seu tempo.

Em vez de passar uma semana em um projeto, você deve passar algumas horas explicando o trabalho aos seus subordinados e deixá-los assumir o comando.

Dessa forma, você não apenas limpará sua própria programação, mas também fará o trabalho mais rapidamente. Como a delegação consiste em distribuir o trabalho entre uma equipe, mais pessoas podem trabalhar juntas em um projeto simultaneamente. Isso reduzirá uma grande parte do trabalho que é dedicado a ela.

O que isso significa é que, se houver tarefas demoradas, mas com um prazo curto, você sempre deve delegá-las. É um método fácil e infalível para marcar grandes projetos em sua lista de tarefas!

3. Projetos que aprimoram habilidades básicas

Ao delegar trabalho, você não deve esquecer que, como líder ou gerente, também deve incentivar as habilidades de seus subordinados.

Certos projetos são muito complicados para pessoas que não têm as habilidades necessárias para fazer o trabalho. No entanto, alguns desafios são uma maneira saudável de incentivar sua equipe a ampliar suas habilidades.

Se você não oferecer oportunidades, sua equipe nunca crescerá. E isso é um enorme fracasso como líder de gerenciamento.

4. O que está além da descrição do seu trabalho

Cada pessoa em uma organização tem uma descrição de cargo definida. Esses são os deveres que a pessoa deve cumprir.

Como líder, você também terá uma descrição do cargo e não precisará fazer nada além dela, a menos que não haja mais ninguém qualificado o suficiente para fazê-lo.

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Idealmente, qualquer coisa que não faça parte da descrição do seu trabalho deve ser delegada. Isso não é feito com intenções egoístas. Em vez disso, é importante fazê-lo, ou você não terá tempo suficiente para realizar as tarefas que realmente fazem parte do seu trabalho.

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As coisas que estão fora da descrição do seu trabalho geralmente são tarefas que podem ser feitas facilmente pela sua equipe. Mesmo que eles enfrentem dificuldades, você só deve oferecer ajuda e assistência em vez de assumir todo o trabalho.

5. Tarefas interessantes

Manter os funcionários interessados ​​no que fazem é um trabalho difícil que um gerente deve fazer.

Para manter os níveis de motivação altos, você deve delegar um trabalho mais divertido. Coisas que seus funcionários vão gostar de fazer, deixe-os.

Por exemplo, se você percebeu que sua equipe gosta de tarefas externas, atribua a eles trabalhos que exijam que o trabalho seja realizado fora do prédio de escritórios. Outras tarefas interessantes incluem pesquisa de campo, planejamento de eventos, etc.

6. Trabalho em que seus subordinados são mais qualificados

Só porque você está liderando um grupo de pessoas, não significa que você tem todas as habilidades que elas não têm.

Pode haver algo em que seus subordinados sejam muito melhores. Por exemplo, você pode não ser muito orientado para a tecnologia, mas alguém da sua equipe pode ser.

Portanto, os trabalhos que exigem habilidades nas quais alguém da sua equipe é melhor devem sempre ser delegados. Não leve para o lado pessoal ou faça disso uma questão de ego.

Tarefas que você nunca deve delegar

Geralmente, quando um gerente se sente confortável com a delegação de trabalho, todas as preocupações que existiam anteriormente desaparecem.

Embora isso seja uma coisa boa, alguns líderes podem começar a ignorar completamente esses problemas.

Eles podem delegar demais e atribuir tarefas que não constam na descrição do trabalho dos subordinados. Às vezes, os gerentes delegam todas as tarefas e são deixados para trás com muito tempo livre.

Para evitar que isso aconteça, você nunca deve delegar as tarefas com a seguinte natureza. No entanto, a decisão final depende da natureza da tarefa exata e do seu local de trabalho.

1. Trabalho que demora para explicar

Imagine passar três horas explicando algo que você poderia fazer em 30 minutos.

Isso derrota toda a essência da delegação, não é?

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Portanto, se algo precisar de explicações profundas e possuir um longo manual de instruções, embora a tarefa em si não seja tão elaborada, sua melhor aposta é evitar delegá-la. Da mesma forma, se você acha que pode fazer um trabalho mais rapidamente, faça-o.

2. Trabalhos confidenciais

Certas questões simplesmente não podem ser colocadas na mão dos funcionários.

Trabalhos de alta prioridade e confidenciais nunca devem ser delegados. Essas tarefas são altamente importantes, portanto, sua experiência deve ser útil. Além disso, atribuir esses trabalhos à equipe pode levar a uma violação da privacidade e outros problemas semelhantes.

Tarefas de tomada de decisão, como avaliações, contratação de funcionários e outras coisas semelhantes, também se enquadram na mesma categoria.

3. Gestão de Crises

Toda organização precisa planejar o pior cenário possível. Tais decisões são de alta importância. Você não pode correr o risco de deixar sua equipe, que geralmente é menos experiente que você, para fazer essas escolhas.

Você deve planejar e desenvolver o futuro da sua organização. Os subordinados simplesmente não estão em posição de realizar esses trabalhos devido à falta de exposição e nível de responsabilidade.

4. Tarefas chatas

Como mencionado anteriormente, você deve manter os funcionários interessados ​​e altamente motivados.

Tarefas chatas podem desmotivar os funcionários. Eles afastam o entusiasmo que acaba diminuindo a qualidade da produção produzida.

Mantenha tarefas chatas para si mesmo. É um sacrifício que você terá que fazer para manter o moral de sua equipe.

5. Trabalho muito específico

Isso é aplicável apenas a um trabalho que já está dividido em uma pequena tarefa. Há pouco ou nenhum espaço para criatividade, e as instruções são muito detalhadas e exatas.

Agora, as expectativas são produzir um resultado exatamente o que está sendo solicitado. Como essas tarefas são muito específicas, apenas uma pessoa deve fazê-lo.

Se um projeto como esse for delegado, há uma grande chance de pequena variação nos resultados causados ​​por subordinados individuais. Portanto, a melhor opção é executar tarefas como essas por conta própria.

A linha inferior

No final, cabe a você como você pesa cada cenário.

Pode haver exceções em relação às sugestões mencionadas acima. Mas, na maioria das vezes, são bastante universais.

Portanto, comece sua jornada de delegação de trabalhos com sucesso usando essas dicas a partir de hoje!

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Crédito da foto em destaque: Alex Kotliarskyi via unsplash.com

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